Privacy verklaring Antwerpen Aikikai

Privacy verklaring (kort)

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door Antwerpen Aikikai, Kerseleerveld 3, 2820 Bonheiden, dojo@antwerpenaikikai.be, voor ledenbeheer en organisatie van activiteiten op basis van de contractuele relatie als gevolg van uw inschrijving en voor direct marketing (om u op de hoogte te houden van onze activiteiten) op basis van ons gerechtvaardigd belang om sport aan te bieden.

Indien u niet wil dat wij uw gegevens verwerken met het oog op direct marketing, volstaat het ons dat mee te delen op privacy@antwerpenaikikai.be. Via dat adres kan u ook altijd vragen welke gegevens wij over u verwerken en ze verbeteren of laten wissen, of ze vragen over te dragen.

 

Privacy verklaring (uitgebreid)

Contact

Als Antwerpen Aikikai zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemene zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Antwerpen Aikikai
Zetel: Kerseleerveld 3, 2820 Bonheiden
e-mail: dojo@antwerpenaikikai.be
tel: 015 55 19 17

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Antwerpen Aikikai verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Om te kunnen deelnemen aan activiteiten van Antwerpen Aikikai (uitvoering overeenkomst)
  • Het kunnen deelnemen aan examens van Antwerpen Aikikai en aanvraag van certificaten bij organisaties waarbij Antwerpen Aikikai aangesloten is (uitvoering overeenkomst)
  • Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
  • Het bekomen van subsidiëring van de overheid of een sportfederatie (wettelijke verplichting)

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:

  • Identificatiegegevens: voornaam, naam, adres, telefoonnummers, e-mail
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid: rijksregisternummer (wordt mogelijk opgevraagd door de sportfederatie)
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, nationaliteit
  • Gegevens uitgegeven door andere organisaties: VAV-nr (lidnummer toegekend door de Vlaamse Aikido Vereniging), FROS-nr (lidnummer toegekend door de amateursportfederatie FROS), Aikikai-nr (lidnummer toegekend door de Aikikai Honbu Dojo in Tokyo), Aikikai registratie datum, IAF-nr (lidnummer toegekend door de International Aikido Federation), Yudansha book registratienummer
  • Datum verzekering
  • Lidgeldvervaldag
  • 10-beurtenkaart (yes/no) en/of betalingsgegevens lidgeld
  • Datum eerste aansluiting
  • Periode afgeleverd deelnamebewijs voor mutualiteit

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Aansluiting bij andere organisaties zoals sportfederaties en de Aikikai hoofdzetel in Tokyo
  • Het verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een relatie hebben voor de uitvoering van onze opdracht, zijnde aikido aan te bieden aan onze leden.

Wij zullen de verstrekte gegevens niet aan derden, andere dan hierboven aangegeven, doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Persoonsgegevens kunnen aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU verstrekt worden in het kader van de uitvoering van onze doelstelling, bv. voor het aanvragen van certificaten aan de honbu dojo in Tokyo, al dan niet via de United States Aikido Federation.

Bewaartermijn

Antwerpen Aikikai bewaart persoonsgegevens statisch wanneer een lid zijn lidmaatschap niet verlengd, omdat we regelmatig leden hebben die na enkele jaren heraansluiten.

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens Antwerpen Aikikai van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hogervermeld adres kun je ons hiervoor contacteren.

Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor geven aan voornoemd verzoek.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

Antwerpen Aikikai kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 2 augustus 2018.